No hace falta saberse las fórmulas de Excel: hace falta saber explicarle a la IA qué tienes y qué quieres. Con esta guía vas a sacar fórmulas que funcionan a la primera, entender qué hacen y arreglarlas cuando fallan. Sirve igual para Google Sheets y con Claude o Gemini.
La regla de oro: describe tu hoja
La IA no ve tu archivo si no lo subes. Si solo pides «una fórmula para sumar ventas», te dará una genérica. Dile siempre:
- Qué hay en cada columna y desde qué fila empiezan los datos.
- Qué resultado quieres y en qué celda.
- Tu programa y su idioma: Excel en español usa nombres como SUMAR.SI.CONJUNTO y el punto y coma como separador; en inglés, SUMIFS y la coma.
El prompt base
Uso Excel en español. En la hoja «Ventas», la columna A tiene fechas, la B el nombre del comercial y la C el importe, desde la fila 2 hasta la 500. Quiero en la celda F2 la suma de los importes de «Laura» solo del mes de marzo de 2026. Dame la fórmula y explícame qué hace cada parte.
6 ejemplos que resuelven el 80 % de los casos
- Sumar con condiciones: «suma los importes de la columna C cuando la B sea "Madrid" y la D sea "Pagado"» → SUMAR.SI.CONJUNTO.
- Buscar un dato en otra tabla: «en la hoja Clientes busca el teléfono según el código de la columna A» → BUSCARX (o BUSCARV en versiones antiguas).
- Contar: «cuenta cuántos pedidos hay por comercial este mes» → CONTAR.SI.CONJUNTO.
- Limpiar texto: «separa nombre y apellidos que están en la misma celda» o «quita espacios sobrantes».
- Fechas: «calcula los días que faltan para el vencimiento y marca en rojo los que estén a menos de 7» → fórmula + formato condicional.
- Resumir: «quiero ver las ventas por mes y comercial» → la IA te guía paso a paso para crear una tabla dinámica.
Cuando la fórmula da error
Copia la fórmula y el error exacto (#N/A, #¿NOMBRE?, #¡VALOR!) y pégaselos: «esta fórmula me da #N/A en la fila 14, ¿por qué?». La mayoría de fallos son separadores (coma o punto y coma), nombres en otro idioma o rangos que no coinciden.
Subir la hoja entera
Con los planes que permiten adjuntar archivos, puedes subir el Excel y preguntar directamente: «¿qué producto ha caído más respecto al trimestre anterior?» o «hazme un gráfico de ventas por mes». Antes, quita o anonimiza los datos personales de clientes.
Siguiente paso
Abre la hoja que más usas y pide una fórmula que te ahorre un paso manual. Tienes más prompts listos en los prompts de datos y Excel, y en la lección 10 del curso IA para tu trabajo lo vemos paso a paso en vídeo. La primera lección es gratis.
Preguntas frecuentes
¿ChatGPT puede hacer fórmulas de Excel?
Sí. Si le describes tus columnas y el resultado que quieres, escribe la fórmula y te explica cada parte. También corrige fórmulas que dan error.
¿Funciona con Excel en español?
Sí, pero indícaselo: los nombres de las funciones y el separador cambian según el idioma.
¿Puedo subir mi Excel a ChatGPT?
Sí, en los planes que permiten adjuntar archivos. Anonimiza antes los datos personales o confidenciales.
