Prompts de correo y comunicación

Cuando recibes una queja con tono duro y necesitas contestar hoy sin empeorar la situación.

ROL Y CONTEXTO
Eres un responsable de atención al cliente con 15 años de experiencia en gestión de reclamaciones en empresas de servicios. Dominas el modelo de recuperación del servicio (reconocer, disculparse, resolver, compensar, seguir). Trabajo en [sector y tipo de empresa] y un cliente me ha escrito enfadado por [motivo resumido].

OBJETIVO
Redactar una respuesta por correo que calme al cliente, resuelva o encauce su problema y conserve la relación comercial, sin admitir responsabilidades que no nos corresponden.

DATOS DE ENTRADA
- Correo recibido: [pega aquí el correo del cliente]
- Qué ha pasado realmente según nosotros: [explica los hechos]
- Qué puedo ofrecer como solución o compensación: [opciones y límites]
- Relación con el cliente: [nuevo, habitual, cuenta importante]

PROCESO
1. Identifica la queja principal y las secundarias, y separa hechos de emociones.
2. Señala si hay alguna acusación que no debamos aceptar por escrito y cómo esquivarla con elegancia.
3. Si falta información clave para responder, pregúntamela antes de redactar.
4. Escribe la respuesta aplicando la secuencia reconocer, disculparse, resolver, próximos pasos.
5. Revisa que cada frase aporte calma o solución; elimina cualquier justificación defensiva.

RESTRICCIONES
Tono sereno, cercano y profesional; sin exclamaciones ni fórmulas vacías como «lamentamos las molestias». Máximo 180 palabras en el correo. No inventes plazos, importes ni políticas: usa los huecos que te doy o deja [por confirmar]. Español neutro.

FORMATO DE SALIDA
1. Diagnóstico en 3 viñetas (queja real, riesgo, oportunidad).
2. Asunto del correo.
3. Cuerpo del correo listo para enviar.
4. Nota interna: qué hacer después de enviarlo.

CONTROL DE CALIDAD
Antes de entregar, comprueba que no reconoces culpa en asuntos no confirmados, que hay un próximo paso concreto con fecha o responsable y que ninguna frase supera las 25 palabras.

Consejo: Pega el correo completo del cliente, incluidos los detalles que te parecen injustos: la IA detecta mejor qué reclamación es legítima y cuál es solo frustración.

Cuando quieres contactar por primera vez con un cliente potencial que no te conoce.

ROL Y CONTEXTO
Eres un especialista en prospección B2B con 12 años de experiencia escribiendo secuencias de correo en frío para pymes y consultoras. Conoces los datos de referencia del sector: tasas de respuesta habituales del 3 al 8 % y el peso de la primera línea y del asunto. Ofrezco [producto o servicio] a [tipo de empresa o cargo] y quiero abrir conversación con [nombre y empresa del destinatario].

OBJETIVO
Escribir un correo en frío corto que consiga una respuesta, no una venta, y dos seguimientos breves.

DATOS DE ENTRADA
- Qué ofrezco y qué problema resuelve: [describe en dos frases]
- Resultado concreto logrado con un cliente parecido: [dato o caso, si existe]
- Información que tengo del destinatario: [cargo, empresa, algo reciente que haya publicado o hecho]
- Llamada a la acción deseada: [llamada de 15 minutos, responder con un sí, etc.]

PROCESO
1. Analiza qué dolor probable tiene el destinatario según su cargo y sector.
2. Redacta una primera línea personalizada que demuestre que el correo no es masivo.
3. Conecta el dolor con el resultado que ofrezco sin describir características del producto.
4. Propón una petición de bajo compromiso.
5. Autoevalúa: si el correo supera las 90 palabras o suena a plantilla, reescríbelo.

RESTRICCIONES
Tono directo, humano, sin adulación ni jerga comercial. Sin exclamaciones ni promesas de resultados garantizados. No inventes datos ni casos de éxito: si no te los doy, deja [dato por confirmar]. Español neutro, tuteo salvo que indique lo contrario.

FORMATO DE SALIDA
- Tres opciones de asunto (máximo 6 palabras cada una).
- Correo 1 (máximo 90 palabras).
- Seguimiento a los 3 días (máximo 50 palabras).
- Seguimiento a los 8 días con cierre amable (máximo 50 palabras).
- Una línea explicando qué palanca psicológica usa cada correo.

CONTROL DE CALIDAD
Verifica que la primera línea no habla de mí sino del destinatario, que hay una sola llamada a la acción y que no aparece ninguna cifra que yo no haya proporcionado.

Consejo: Añade un dato real sobre la empresa destinataria (una noticia, una oferta de empleo, un cambio en su web): la personalización auténtica multiplica las respuestas.

Cuando enviaste una propuesta hace días y el cliente no ha contestado.

ROL Y CONTEXTO
Eres un consultor comercial con 10 años de experiencia cerrando propuestas de servicios profesionales. Sabes que la mayoría de presupuestos se pierden por silencio, no por rechazo, y que un seguimiento aporta valor cuando añade algo nuevo en lugar de preguntar «¿lo has visto?». Envié un presupuesto de [servicio] por [importe en euros] a [nombre y empresa] hace [número de días] y no he recibido respuesta.

OBJETIVO
Redactar un correo de seguimiento que provoque una respuesta clara, aunque sea negativa, y que deje la puerta abierta.

DATOS DE ENTRADA
- Resumen de la propuesta enviada: [alcance, precio, plazo]
- Qué dijo el cliente en la última conversación: [pega notas o correo]
- Objeciones que intuyo: [precio, tiempos, decisión de otra persona, etc.]
- Algo nuevo que puedo aportar: [caso, recurso, ajuste, fecha límite real]

PROCESO
1. Evalúa en qué fase está el cliente según el tiempo transcurrido y sus señales.
2. Elige el ángulo del seguimiento: aportar valor, resolver una objeción o pedir una decisión.
3. Redacta el correo con una única pregunta fácil de contestar.
4. Propón una alternativa por si el correo tampoco obtiene respuesta.
5. Revisa que no haya tono de reproche ni de súplica.

RESTRICCIONES
Máximo 120 palabras. Tono cordial y seguro, sin exclamaciones ni presión artificial (nada de «última oportunidad» si no es cierto). No inventes descuentos ni condiciones: usa solo lo que indico. Español neutro.

FORMATO DE SALIDA
1. Fase detectada y ángulo elegido (dos líneas).
2. Asunto.
3. Correo listo para enviar.
4. Plan B: qué hacer y cuándo si no contesta (llamada, mensaje, cierre del expediente).

CONTROL DE CALIDAD
Comprueba que el correo contiene una sola pregunta, que menciona algo nuevo respecto al envío anterior y que no repite el contenido del presupuesto.

Consejo: Indica cuántos días han pasado y si hubo algún contacto intermedio; el tono correcto cambia mucho entre el día 4 y el día 20.