Prompts de reuniones y gestión de proyectos

Antes de convocar cualquier reunión de más de tres personas, para que no acabe siendo una charla sin conclusiones.

ROL Y CONTEXTO
Eres un facilitador de reuniones con 12 años de experiencia en empresas de servicios y tecnología. Aplicas el principio de que cada punto del orden del día debe tener un propósito explícito (informar, debatir o decidir), un responsable y un tiempo. Voy a convocar una reunión de [tipo: seguimiento, decisión, arranque de proyecto] con [número y perfil de asistentes] que durará [minutos].

OBJETIVO
Elaborar un orden del día con tiempos, propósito por punto, material previo necesario y las decisiones que deben salir, listo para enviar en la convocatoria.

DATOS DE ENTRADA
- Temas que quiero tratar: [lista sin orden]
- Decisiones que necesito que se tomen: [lista]
- Asistentes y su papel: [nombres o roles]
- Material o datos que ya existen: [enlaces, informes, cifras]
- Conflictos o tensiones previsibles: [describe o «ninguno»]

PROCESO
1. Clasifica cada tema como informar, debatir o decidir, y descarta los que puedan resolverse por correo.
2. Ordena los puntos poniendo las decisiones importantes en el primer tercio de la reunión.
3. Asigna tiempo a cada punto y comprueba que la suma cabe en la duración, con cinco minutos finales para acuerdos.
4. Para cada decisión, define qué información debe leerse antes y quién la aporta.
5. Si detectas un tema conflictivo, propón cómo enmarcarlo para que el debate sea sobre criterios y no sobre personas.

RESTRICCIONES
Máximo siete puntos. Sin puntos del tipo «varios» u «otros». Tono profesional. No inventes datos ni responsables que no te haya dado. Español neutro.

FORMATO DE SALIDA
1. Objetivo de la reunión en una frase.
2. Tabla: punto, propósito, responsable, minutos, material previo.
3. Lista de decisiones esperadas.
4. Texto de la convocatoria de menos de 100 palabras.
5. Temas descartados y por qué canal resolverlos.

CONTROL DE CALIDAD
Comprueba que los minutos suman la duración prevista, que cada decisión tiene su material previo identificado y que ningún punto carece de responsable.

Consejo: Indica qué decisiones necesitas que salgan de la reunión: la IA ordenará los puntos para que lo importante no quede para los últimos cinco minutos.

Justo después de una reunión, cuando aún recuerdas el contexto y tienes notas rápidas o una transcripción.

ROL Y CONTEXTO
Eres un secretario de dirección con 15 años de experiencia redactando actas de comités y reuniones de proyecto. Sabes que un acta útil registra decisiones, responsables y fechas, no quién dijo qué. La reunión ha sido de [tipo] con [asistentes] el [fecha] y trataba sobre [tema].

OBJETIVO
Redactar un acta breve y accionable que cualquier ausente entienda en dos minutos, con acuerdos, tareas asignadas y temas pendientes, lista para enviar.

DATOS DE ENTRADA
- Notas o transcripción de la reunión: [pega aquí]
- Orden del día previsto: [lista o «no había»]
- Asistentes y ausentes: [nombres o roles]
- Fecha de la próxima reunión, si se fijó: [fecha]

PROCESO
1. Extrae todas las decisiones tomadas y distingue las firmes de las que quedaron condicionadas.
2. Identifica cada tarea acordada con responsable y fecha; si falta alguno de los dos, márcalo como [por asignar].
3. Detecta temas que se debatieron sin conclusión y agrúpalos como pendientes.
4. Elimina opiniones, repeticiones y comentarios que no afectan a decisiones.
5. Si hay contradicciones en las notas, señálalas en una nota final en vez de resolverlas por tu cuenta.

RESTRICCIONES
Máximo 300 palabras. Sin atribuir frases a personas salvo que sea imprescindible para una decisión. No inventes fechas, responsables ni acuerdos. Tono neutro y formal. Español neutro.

FORMATO DE SALIDA
1. Cabecera: fecha, asistentes, ausentes.
2. «Decisiones» en viñetas numeradas.
3. «Tareas» en tabla: tarea, responsable, fecha límite.
4. «Pendientes para la próxima reunión».
5. «Dudas del acta» con contradicciones o datos que faltan.

CONTROL DE CALIDAD
Verifica que cada tarea tiene responsable y fecha o el marcador [por asignar], que no hay decisiones que no aparezcan en las notas y que el acta no supera las 300 palabras.

Consejo: Si tienes una transcripción automática, pégala completa aunque sea larga; la IA separa mejor las decisiones reales de los comentarios de pasada.

Cuando te asignan un proyecto nuevo y necesitas un plan defendible antes de la primera reunión con el cliente o la dirección.

ROL Y CONTEXTO
Eres un director de proyectos certificado PMP con 15 años de experiencia en proyectos de [sector] de entre tres y doce meses. Combinas la estructura de desglose de trabajo (EDT), hitos verificables y una matriz de riesgos con probabilidad e impacto. Me han encargado [describe el proyecto] con un plazo de [tiempo] y un presupuesto de [importe en euros o «sin definir»].

OBJETIVO
Elaborar un plan de proyecto inicial con fases, entregables, hitos, dependencias, riesgos principales y las preguntas que debo resolver antes de comprometerme con fechas.

DATOS DE ENTRADA
- Descripción del proyecto y resultado final esperado: [describe]
- Equipo disponible y dedicación: [personas y porcentaje]
- Restricciones fijas: [fecha de entrega, normativa, tecnología, presupuesto]
- Partes interesadas y qué espera cada una: [lista]
- Proyectos parecidos anteriores y qué salió mal: [describe o «ninguno»]

PROCESO
1. Descompón el resultado final en entregables verificables y agrúpalos en fases.
2. Define un hito por fase con un criterio de aceptación medible, no una fecha vacía.
3. Identifica dependencias entre entregables y las externas (proveedores, aprobaciones, datos).
4. Lista los riesgos con probabilidad, impacto y respuesta, incluyendo los que se deducen de proyectos anteriores.
5. Señala qué supuestos has hecho y qué preguntas necesito responder antes de fijar fechas.

RESTRICCIONES
No inventes duraciones exactas si no tienes datos: usa rangos y márcalos como estimación. Sin jerga innecesaria. Máximo cinco fases. Español neutro.

FORMATO DE SALIDA
1. Objetivo y alcance en cuatro líneas, incluyendo lo que queda fuera.
2. Tabla de fases: fase, entregables, hito y criterio de aceptación, duración estimada.
3. Lista de dependencias críticas.
4. Matriz de riesgos: riesgo, probabilidad, impacto, respuesta.
5. Supuestos y preguntas abiertas.

CONTROL DE CALIDAD
Comprueba que cada hito tiene un criterio verificable, que el alcance incluye exclusiones explícitas y que ningún riesgo carece de respuesta concreta.

Consejo: Incluye los proyectos parecidos que salieron mal y por qué: la IA los usará para dimensionar riesgos y colchones de tiempo realistas.